ENGLISH
Customer Register and Privacy Policy
This document is Proud Pony Oy’s Privacy Policy, also in accordance with EU’s General Data Protection Regulation (GDPR). Created 4.8.2023. Previous revision 09.02.2025.
1. Controller of the Client Register
Proud Pony Oy
Lapinlahdenkatu 16
00180 Helsinki
2. Contact Person Responsible for the Register
Toni Onatsu
toni.onatsu@proudpony.fi
+358 40 834 9832
3. Registry Name
Company’s customer and marketing registry
4. Legal Basis and Purpose for Handling the Register
Legal basis for handling the Register under EU’s General Data Protection Regulation are:
- Consent by the data subject (documented, voluntary, individualized, conscious and unequivocal)
- Agreement on Terms of Service, to which the Controller is a party
Purpose of handling the register is to keep in touch with clients, client relationships, management of the service and marketing.
5. Child Safety and Prohibited Content
Pinya is an adult-only platform. We do not knowingly collect, store, or process personal data from users under the age of 18. If we become aware of any such data being processed, we will take immediate steps to delete it. If you believe a minor has used our service, please contact us at [legal@proudpony.fi] to report the issue.
Content involving minors in any form, including but not limited to sexualized depictions, grooming behaviors, or endangerment, is strictly prohibited. Any such content will be immediately removed, and appropriate actions, including account termination and legal reporting, will be taken in accordance with applicable laws and regulations.
6. Register’s Data Content
Data stored in the customer and marketing registry are: username and calling name, email address, information on ordered services and their changes, other information related to the client relationship and ordered services.
Website visitors IP-addresses and crucial cookies are stored as Controller’s legitimate interest to safeguard e.g. information security, collecting data on website and app traffic in events where information is considered as personal data. Third party cookies require a separate acknowledgement.
The Pinya App also analyzes the usage status of the app by using Google Analytics 4 analytical tool. This analytical tool collects information regarding the usage status of the app in a manner that does not identify specific individuals. Such collected information will be used to upgrade the app, to improve it’s quality, and to market and introduce our products and services to you.
7. Information Sources
Information stored in the registry are obtained from for example through Pinya App signup, Google Analytics 4, through www-forms received, through email, phone, social media, contracts, client meetings and other events, where customers and clients release their information. Information about businesses and other organizations may also be collected through public sources, such as website, directories, and other companies.
8. Transfer of Personal Data, and Transfer to Third Countries Outside EU/ETA
Data is not handed over normally to other parties. Information may be moved by the Controller also outside EU/ETA area.
9. Registry Protection Principles
Data is handled with care, and information stored in IT are protected appropriately. When registry information is stored on an Internet server, the physical and digital information security is protected appropriately. Controller takes care that stored data, server user rights and other privacy critical information is handled confidentially and only by those Pinya employers or Partners operating under Pinya’s Partnership Agreement who need it for their work.
10. Inspection and Right to Demand Correction
Every data subject has a right to inspect the data stored about them, and demand correction on possible erroneous or inadequate information. If a data subject wants to inspect the data and demand correction, request must be sent in written form or through email to the Controller. Controller may, if necessary, ask the person to proof their identity. Controller responds to data subjects within EU GDPR’s set time frame (generally in one month).
11. Other Privacy Data Related Rights
Data subjects have a right to ask their data to be deleted (”the right to be forgotten”). They also have other rights derived from EU’s GDPR, such as limiting the handling of the register in some cases. Requests must be sent in written form or via email to the Controller. Controller may, if necessary, ask the data subject for proof of identity. Controller replies to the data subject within EU GDPR’s set time frame (generally in one month).
FINNISH
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Proud Pony Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 4.8.2023. Viimeisin muutos 09.02.2025.
1. Rekisterinpitäjä
Proud Pony Oy
Lapinlahdenkatu 16
00180 Helsinki
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Toni Onatsu
toni.onatsu@proudpony.fi
+358 40 834 9832
3. Rekisterin nimi
Yrityksen asiakas- ja markkinointirekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
- sopimus palvelun käyttöehdoista, jossa rekisteröity on osapuolena
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ja palvelun käytettävyyden ylläpito sekä markkinointi.
5. Lasten turvallisuus ja kielletty sisältö
Pinya on tarkoitettu vain täysi-ikäisille käyttäjille. Emme tietoisesti kerää, säilytä tai käsittele alle 18-vuotiaiden henkilötietoja. Jos saamme tietää tällaisen tiedon käsittelystä, ryhdymme välittömästi toimiin sen poistamiseksi. Jos epäilet, että alaikäinen on käyttänyt palveluamme, ota yhteyttä osoitteeseen [legal@proudpony.fi].
Kaikki alaikäisiin liittyvä sisältö, mukaan lukien mutta ei rajoittuen seksualisoituihin esityksiin, houkutteluun (grooming) tai muuhun vaarantamiseen, on ehdottomasti kielletty. Kaikki tällainen sisältö poistetaan välittömästi, ja ryhdymme asianmukaisiin toimiin, kuten tilin sulkemiseen ja tarvittaessa viranomaisten informointiin.
6. Rekisterin tietosisältö
Asiakas- ja markkinointirekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön palveluun ilmoittama käyttäjänimi ja kutsumanimi, sähköpostiosoite, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston sekä mobiilisovelluksen vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
Pinya mobiilisovellus analysoi sovelluksen käyttöä käyttämällä Google Analytics 4 analysointityökalua. Tämä analytiikkatyökalu kerää kerää tietonsa niin, ettei sitä voi identifioida tiettyä käyttäjää. Kyseinen kerätty tieto käytetään sovelluksen kehittämiseksi, sen laadun parantamiseksi, ja tuotteidemme ja palveluidemme markkinoimiseksi ja esittelememiseksi käyttäjälle.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. Pinya-mobiilisovelluksen kirjautumisen yhteydessä tehtävässä tunnuksen luomisessa, Google Anlytics 4 analytiikkatyökalun kautta, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimella, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden tai Pinyan partnerisopimuksella toimivien organisaatioiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti tai sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti tai sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).